长跑人生

────一个重视贡献的人,为成果负责的人,不管他职位多卑微,他仍属于“高层管理者”.

a)         时间管理

社长应该做什么？我不太会用语言表述，我自己的方法也不一定完全正确，也未必适合每个人。总之呢，我是个懒人，如果某件事别人可以代做而且效果差不多，那我绝不会自己动手。

社长的时间应该用来做什么？整体规划，重点活动的策划和组织，代表社团听取会员意见，与各种团体发展关系，以及对社团的长远发展意义重大的事务。通过授权和委托减少自己的时间开销，通过培训和指导干事使之胜任授权。分配时间财物人力等各种资源不是看某件事需要多少，而是看它能产出多少。能给社团带来更多有益影响的工作应该投入更多的资源，而对于那些无关紧要作用不大的事情，应该当机立断减少相关投入或交给其他人办理。每接手一项工作，都应该想一想，这件事能给社团带来多少利益，能给会员带来多少利益，是否值得社团投入这么大的精力。要事优先，这就是为什么有人可以悠闲地做好工作，而另一些人整日忙碌还要被人骂的原因。

b)        卓有成效

“卓有成效人人可学，但却无人可教”。在这里写多了也是无用的，需要大家自己去实践。有兴趣的可以去借这本书看看──彼得·德鲁克《卓有成效的管理者》，文图书库索书号C93/D35A，全书不到200页，不会占大家很多时间，相对它能带来的收获是绝对值得的。

此处摘录书中的五个要点：控制自己的时间使用；重视对外界的贡献；用人所长；专注，要事优先；有效决策并付诸行动。

c)        每日必做

查收社团邮箱和BBS账号的新信件；

及时更新社团的会员名单、常委通讯录、飞信好友；

回复Running版上会员、版友关于社团或社团活动的问题；

将前一阶段的活动记录归档，并计划下一阶段的社团工作；

与各部长或活动负责人沟通近期活动的准备或进展情况；

培养干事，为离任做好准备。

d)        备忘录

各种事情多了以后仅靠脑子记是不可能保证没有遗漏的，好记性不如烂笔头嘛。

备忘录不同于便笺，不可以随便找张纸记完就扔了，需要用一个专门的记录本。

应该记录的事项包括：

近期社团工作计划和未完成的事务，根据其重要性划分优先级；

大型比赛活动的举行时间、报名事项、费用账目；

重要会议的时间地点议题；

各跑步团体、赞助商等的联系方式；

大型活动涉及的各种琐碎事项等。

e)         社长守则

                         i.              我们不只是组织活动，我们是在为会员提供全方位的跑步相关服务。

                       ii.              社长不可以说不知道。对于会员提出的关于社团的问题，能给出确定回答的要及时回复；不能给出确定回答的要替会员调查清楚；调查后还搞不清楚的，给出可能的解决方案。

                      iii.              所有的错误都是社长的责任，无论问题出自社长自己还是管理团队的其他成员。

                     iv.              反面的意见有利于做出正确的决策。

                       v.              经常参加跑步相关的活动多认识会员，这样才能更好地策划和组织活动。

                     vi.              始终记得你的背后有一个强大的团队。

────分身有术

a)         概述

社 团中往往同时进行着数项不同性质不同进度的工作，仅靠社长一个人是管理不过来的。为了让工作更加有序，需要把这些活动拆分开来，每个活动设置一个项目负责 人，根据活动需要分配几名干事组成项目小组，负责活动的策划、准备和开展。活动结束后项目小组解散，成员回到各自的职位或部门。

b)        启动

活动创意的来源：

宗旨：如“促进相互交流”──举行跑友交流会。

历史：以前由版面组织的，现在可以由社团来发起。

比赛：马拉松，各大跑步活动等。与此相关的宣传、报名、训练等。

个人：会员或版友的提议。

企业：赞助商提出的宣传活动。

模仿：其他跑步团体策划的活动，照搬过来，交大、清华、北大都有跑版，可以逛逛看。

头脑风暴：任何想得到的，只要在跑版上征求会员意见得到支持，都可以尝试。

特殊事件：特奥、奥运会、世博会等。

c)        计划

确定活动要求：主题、规模、人数、效果等，分清优先级别，准备好备选或应急方案。

确定各时间节点：前期准备时间、信息发布时间、正式活动时间等。

选择负责人：任何人都可以做负责人，但最佳人选应有类似活动的经验。

分配干事及财务资源：设定此次活动使用资金的上限。

d)        实施

一般大型活动的有着较长的准备期，这段时间的工作一般是琐碎和缓慢的。正式活动中有时需要的人手超过了社团现有的人手，可以向版友、学生会体育部公益部寻求帮助。

e)         控制

成立了项目小组后社长并非就可以把这件事放手不管了，在实施过程中必须监督项目的进展情况。实施中出现了延误或错误要及时和负责人沟通并改正，保证项目按计划进行。活动负责人反映有不能解决的问题，需要予以指导和协助。

f)         评估

每次活动尤其是大活动的策划书、赞助合同协议、报名人员名单及联系方式、活动情况与影像资料都要归档保存，可以作为以后组织活动的参考，在社团年检和评精中也会用到。报名者中有非会员的应邀请其加入协会，活动中表现比较积极的可以考虑发展为核心成员。

《天下无贼》中葛优有句台词：“这次出来，一是通过实战锻炼队伍，二是考察新人。”其实社团的每次活动都是这样的。

────让二十个人行动起来像一个人

a)         重要性与难点

只有信息得到快速准确地传递，才能保证活动的开展不会发生错误或效果打折扣。在我们这样的学生社团中，大家都是在利用课余时间做事，各自的时间安排差别较大，也没有固定的办公地点，往往难以找到所有人都空闲聚在一起开会的时间。因此沟通成了一个比较麻烦的问题。需要结合使用多种沟通手段才能保证信息快速准确得传达到每个人。

b)        传达信息的范围

“这件事需要通知哪些人？”这个问题应该这么问──“这件事不应该通知哪些人？”除了不应该知道的，其他人都应该知道。这是发布信息的应有范围。

c)        沟通方式

有效沟通评价指标：深度──是否能充分交换意见，广度──能够涉及到的人数，容量──包含内容的多少，互动性──是否能就对方意见做出反馈，准确性──信息传达不遗漏不出错，即时性──是否能随时随地沟通。

以下是根据个人感觉得出的评分，仅供参考：

                         i.              单独谈话（就是两人面对面交流啦）

深度  ☆☆☆☆           广度  ☆            容量  ☆☆☆☆

互动性☆☆☆        准确性☆☆☆        即时性☆☆

                       ii.              短信/电话（使用现代通信手段沟通）

深度  ☆                  广度  ☆☆☆☆      容量  ☆

互动性☆☆          准确性☆            即时性☆☆☆☆

                      iii.              书面形式（手写/打印/Email/BBS信）

深度  ☆☆                广度  ☆☆          容量  ☆☆☆☆

互动性☆            准确性☆☆☆☆      即时性☆☆

                     iv.              集体会议（大家伙凑一起各抒己见）

深度  ☆☆☆              广度  ☆☆☆        容量  ☆☆☆☆

互动性☆☆☆☆      准确性☆☆          即时性☆

每种方式都各有利弊，并无绝对好坏，应该根据需要结合使用多种沟通方式。总得看可能是会议的沟通效率最高，但是并没有必要什么事都开会，大家也没有很多共同的空闲时间来开会。会议的特点是互动性高，可以大家一起讨论，各自的想法相互激发点子，适于开放思维策划活动。或者有较多的内容需要通知很多人，也可以开会。如果有很多内容要，但只需要通知一两个人，那就没有必要让大家都来开会了，单独谈话就好。短信/电话的即时性最好，但容量太低，而且对方可能无法完全理解原来的意图而导致出错，适于紧急但比较简单明了的信息。书面形式的通知的准确性最好，不会在传达中走样，也不会应为时间长就被忘记，但互动性太差，适于通知大量琐碎但已经确定不需要再修改的信息。而且大家互相不照面，不利于增进感情和凝聚力呵呵。

d)        高效会议

                         i.              会议的目的

某项工作需要社团多个部门配合才能完成，这时候就需要通过会来协调和组织。

具体来说就是，向核心成员传达近期工作计划，分配具体的工作内容，收集各部门进展情况的反馈，讨论策划活动人事变动等等。

                       ii.              频率和长度

太多的会议比较浪费大家时间，如果没有很多内容需要通知大家，就没有必要开会了。从目前的情况看，两周一次会议可能是比较适中的频率。

某位大师曾经说：“有效率的会议，绝不超过90分钟。”我们社团没那么多事情，40分钟就差不多了，太短说明这个会议没必要开，太长说明积攒了太多没有处理的事务，或会议中讨论了太多无关话题而导致会议效率低下。

                      iii.              会议的过程

挑选时间地点：没啥好说的，看个人喜好，总之尽量让最多的人能按时到场。

发布通知：有飞信的发飞信，没飞信的发短信，没短信的打电话，一定要求回复。

准备议题：会议前要把所有需要解决的问题列成清单，并对每个问题可能的解决方法有自己的预期。如：组织一次内部万米比赛（何时？下周日；谁来负责？活动部长）

引导讨论：不要闲扯。

记录结果：会议中的每项的决议都要准确记录下来。正规的会议本来是需要有专人负责记录会议的，但我们没那么多人手，也没这个必要。会长开会就会长自己记录，既方便也避免他人记录得不准确。在议题清单的每个问题间留行空白，有了讨论结果后直接批注在空白处就可以。

整理归档：会议结束后要把讨论结果整理成电子版并归档，给每位管理层成员email一份以便开展工作时参照，再在Running版上发布一份摘要以便让会员知晓社团的最新动向。

例：20071011第六次会议档案

                     iv.              会议出席率

会议出席率是人事考察的重要指标。也许有人觉得会议缺席（包括请假）不能说明太大问题，但从一个学期的统计情况看，会议的出席率和这个人在社团工作中的表现是完全对等的。看一个人能不能承担某项重要的任务，首先要看这个人的会议出席率高不高。

────巧妇难为无米之炊

a)         资源的视角

社团的正常活动的开展需要使用各种资源，社团能开展多大规模或影响的活动，很大程度上受制于社团拥有多少资源。因此尽力为社团获取各类资源是一个十分重要的任务。尤其是在社团初成立这段时间，各方面的资源都比较缺乏，需要把获取资源放在社长工作的首位。对于如何发展社团资源也应有具体的计划。如，“本学期需要至少募集五千元活动资金”，“在此次社团招新中至少发展4名新生加入核心团队”。

b)        资源的分类

                         i.              财务资源

既包括资金，也包括各种实物资产（会旗、尚未发放给会员的衣物、鞋、会刊等）。社团的资金来源可以是：会员分摊、学校拨款、私人捐助、比赛奖金、企业赞助等。入会费最好不要收取，否则可能会损失一些潜在的会员。

                       ii.              人力资源

21世纪什么最重要──人才！人力资源是社团最重要的资源，人事方面的决策也是最耗费时间和精力的事情。发展人力资源也应贯穿在社团工作的始终。人力资源的指标既包括核心成员的数量，也包括质量也就是素质，还应该包括全面性（就是策划、外联、宣传等各方面都有相应的人才）。会员中谁会有兴趣加入核心团队，谁可以胜任下一届会长，谁可以接替目前的部长，如何培养新入干事，这些问题应该经常考虑，并做长远打算。

高中语文课本中《勾践灭吴》一文大家应该都读过：

“贾人夏则资皮，冬则资絺；旱则资舟，水则资车，以待乏也。夫虽无四方之忧，然谋臣与爪牙之士，不可不养而择也；譬如蓑笠，时雨既至必求之。今君既栖于会稽之上，然后乃求谋臣，无乃后乎？”

通过对干事的培训，我们可以在不扩大干事人数的情况下实现人力资源的增值。可能的培训干事的途径：参加社工委举办的财物场务培训会议；跟随有经验的干事一起组织活动，适用于新入干事；由社团的顾问或前任社长部长当面传授经验，适用于接受能力较高有一定实践基础的干事；与一些成熟团体合作活动，从中学习工作方法；对于比较有热情和头脑和干事来说，可以直接让他们负责某项略微超出他们目前能力的工作，让他们自己摸索。

                      iii.              关系资源

以上的两种资源再多也是仅限于社团内部的，但通过与其它组织的联系与合作，我们能够撬动社团自身以外的资源。这种友好关系网络本身就是一种资源。与各个组织的联系方式都应该归档保存好。发展关系资源有两种形式，与以前没有交往的组织建立联系，或与已建立关系的组织开展新的合作。

可以考虑发展关系的各类组织：

学校部门：体教部、社工委、学生会体育部公益部等；

校内社团：自行车协会、健身协会、旅游协会（跑协有不少外地马拉松出行）、摄影协会等（马拉松中的各种有趣情景完全可以举办个摄影比赛了）；

兄弟院校：交大水源跑版、华师丽娃长跑队，同济、财大、二军大、上外等学校中可以组织跑步活动的正式或非正式团体。更远的甚至可以是北京、杭州、扬州等地的高校社团，可以在社团参加外地马拉松时获得帮助。

社会团体：跑吧、土人登山队、中原长跑队等等。

官方机构：各大跑步活动的主办方、马拉松组委会、社区政府机关、中国田径协会、国际路跑协会、国际田联（似乎有点joke……）

企业厂商：体育用品企业，尤其是生产专业跑鞋的企业，如多威、美津浓、Asics等，另外还有学校周边的体育用品商店。非体育用品企业，但有良好的赞助跑步类活动的记录，也可以建立联系。

新闻媒体：校园媒体，社会媒体，报纸/杂志/网站/广播台/电视台等。

                     iv.              声誉资源

简单地讲就是社团的影响力和信誉度。如果希望扩大社团的声誉资源，就需要通过各种渠道宣传社团，并在实际活动中遵守竞赛规则、维护社团形象。

                       v.              信息资源

对于我们社团来说，就是各大跑步活动的信息和策划组织活动的经验。跑步活动的信息，一是我们自己通过各种渠道去收集，包括留心新闻和网络（知之为知之，不知百度之），与跑步活动主办方保持联系也能使我们尽快的到此方面的信息。另一方面老会员参与过的活动较多，可以提供信息给社团。而如何策划组织活动，老会员也能给出很好的建议，可以弥补社团此方面经验的不足。每次组织策划大型活动的经验也要记录下来供以后参考。

────上任时就应该知道离任时社团发展成什么样子

a)         宗旨

社团的宗旨是社团的最高目标，是社团存在的理由，决定了社团应该吸引哪些人群，开展什么形式的活动。社团所有的工作都是围绕着宗旨来开展的。举办活动也好，对外宣传也好，都是手段和方法。

复旦大学跑步爱好者协会的宗旨：普及跑步运动，促进跑步爱好者的相互交流与共同提高，宣传科学锻炼知识与马拉松文化，倡导奥运精神，为复旦大学的跑步爱好者提供细致、周到、全方位的指导与服务。。

b)        规划

规划也是社团的目标，是未来一段时间内对如何实现宗旨而做出的现实和具体的表述。

一 个完整的规划应该包括长期、中期和短期的不同跨度和层次，内容应涵盖外部宣传、内部建设、活动重点、资金使用等各个方面，表述上应既有定性的目标，也有定 量的目标。社团的规划尤其是长期规划应该以书面形式记录下来，以便在实施中可以经常对照完成的情况，或对原有规划加以改进。书面记录长期规划可以使社团规 划的实施避免因人事的变更而中断。时间期限越短的规划应越具体和详细。

例：复旦大学跑步爱好者协会申请书中关于近几年规划的描述

c)        活动计划

这里的活动计划专指一学期中开展各种大小活动的时间安排，是学期规划的一部分。活动计划的制定一般以周为单位，按时间轴记下举办活动的时间节点。

制定计划的要点：先安排有确定时间的活动（如上海马拉松是每年11月 最后一个周日）再安排可以自行调整举办时间的活动；先安排外部活动（如统一的体育社团嘉年华，因为这些活动的举办时间不受我们自己控制）再安排内部活动； 大型活动之间应有半个月以上的间隔（一是避免活动中社团人手不足，二是给会员恢复体力的时间）；内容十分相似的活动也应避免在短时间内重复开展（常规活动 除外）；需要提前报名的活动（如上海马拉松）除了安排活动本身时间外，也要安排报名时间；由社团自己策划举办的活动应避免放在期中期末考等复习时间。

学期初的时候整个计划可能还无法完全确定下来，随着各项信息的收集活动的时间安排也就逐步确定下来。至少要保证一个月以内的活动都有确定到具体日期的时间安排。

例：复旦大学跑步爱好者协会2007~2008学年第一学期活动计划

      ╔═→开学

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      ╠═→第一周

      ║    递交社团申请书

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      ╠═→第二周

      ║    本部排球场会员招新

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      ╠═→第三周

      ║   会员大会

      ║   上海马拉松报名咨询

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      ╠═→第四周

      ║    中秋之夜相聚南操

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      ╠═→第五周

      ║    国庆江湾行

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      ╠═→第六周

      ║    南操速度测试

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      ╠═→第七周

      ║    10月21日周日北京国际马拉松

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      ╠═→第八周

      ║    跑步指导互动课程

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      ╠═→第九周

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      ╠═→第十周

      ║    马拉松经验交流讲座

      ║    11月11日周日杭州国际马拉松

      ║    11月11日周日共青森林公园跑步活动

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      ╠═→第十一周

      ║    黄兴公园健康跑

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      ╠═→第十二周

      ║    11月25日周日上海国际马拉松

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      ╠═→第十三周

      ║

      ╠═→第十四周

      ║    新社团申请答辩

      ║    上海高校马拉松接力赛

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      ╠═→第十五周

      ║    Running年终版聚

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      ╠═→第十六周

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      ╠═→第十七周

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      ╠═→第十八周

            1月5日厦门国际马拉松